Upute za ručno šivanje datoteka, listova i mapa koncem

Kad čuju riječ "šiti", većina ljudi sjeti se stvari: hlača, plahte, jastuka, jastučnice, jakne ili čak plišane igračke. Malo tko shvaća, osim ako, naravno, nisu uredski radnici, da se mogu šivati ​​i dokumenti. Ponekad je to puno važnije od šivanja navlake za poplun. Kao što znate, gotovo sve organizacije i poduzeća već su prešle na interno elektroničko upravljanje dokumentima prilikom suradnje s izvođačima radova, pa čak i prilikom podnošenja poreznih prijava na dohodak i sudskih odluka.

Unatoč općoj informatizaciji, papirnati dokumenti su i dalje važni za pravne subjekte. Kako bi se spriječilo gubljenje ili miješanje papira, potrebno ih je spojiti. Unatoč prividnoj jednostavnosti postupka, to je vrlo važno, pa svatko treba znati kako pravilno ručno spojiti dokumente, kako podnijeti zahtjeve. Više o tome u nastavku.

Koji se dokumenti spajaju u uredskom radu

Dokumenti se moraju spojiti kako se ne bi izgubili ili zamijenili, a zbog ogromne količine dokumentacije, spajaju se po potrebi, što pomaže u izbjegavanju zabune.

Obično se ušivaju oni dokumenti koji se predaju arhivu, šalju na izvještavanje ili imaju posebnu vrijednost za vlasnika.

Popis papira koji se moraju bez greške prošiti:

• Verifikacija;
• Arhivski;
• Računovodstvo;
• Osoblje.

Materijali potrebni za šivanje dokumenata koncem

Ako dokumente šivate klasičnom metodom, morate imati sa sobom sljedeće materijale:

• Korice. Postoje tri vrste: obične - veličina takvih korica je 22,9 x 32,4 cm (ova veličina je prikladna za standardni dokumentarni papir A4 formata); nestandardne - korice ove vrste koriste se kada se veličina papira razlikuje od standardne; za arhivsko skladištenje - takve se korice proizvode u velikom broju formata (izrađene su od vrlo tvrdog kartona, što doprinosi dugotrajnom skladištenju dokumentacije).
• Ovjerni list. Kada je dokumentacija potpuno ušivena i numerirana, potrebno je napraviti ovjerni natpis. Izrađuje se na zasebnom listu papira i nalazi se na poleđini posljednjeg lista mape. Bilješka mora biti zalijepljena posebnim ljepilom kako se s vremenom ne bi odlijepila.
• Škare i ljepilo.
• Bušilica za rupe.
• Igle raznih veličina, konac, šilo, uže ili špaga.

U uobičajenom slučaju, listovi dokumenata pričvršćuju se nitima. Na taj se način spaja mala hrpa papira. Za ovu vrstu šivanja obično se koriste igla i bušilica za papir, nakon čega se konac pričvršćuje naljepnicom s potpisom koja označava da je dokumentacija ovjerena. Za pričvršćivanje mnogih listova papira koristi se debeli konopac ili odvijač.

Kako pravilno sašiti dokumente: Upute korak po korak

Postoji nekoliko opcija za spajanje datoteka i dokumentacije. Razlike među njima su u tome što sve metode imaju različit broj rupa i udaljenost između njih.

U dvije rupe

Najjednostavnija metoda. Prikladna je za radove koji se neće kasnije predati na razmatranje. Da biste to učinili, morate učiniti sljedeće:

1. Ispišite i preklopite listove po redu;
2. Upotrijebite bušilicu za rupe za stvaranje malih rupa;
3. Provucite konac kroz rupe tako da na prednjoj strani ima mjesta za čvor;
4. Izrežite mali list s papira za šivanje i zalijepite ga na vrh čvora tako da krajevi konca vire ispod njega.

U tri rupe

Prvo označite mjesta potrebnih rupa, po mogućnosti u sredini, osim ako nije drugačije potrebno. Rupe bi trebale biti jednako razmaknute i duž lijevog ruba dokumentacije. Nakon toga učinite sljedeće:

1. Iglom napravite rupu u sredini lijeve strane lista tako da igla ulazi sa stražnje strane, a izlazi s prednje strane.
2. Napravite drugi ubod. Igla mora ući s prednje strane i izaći sa stražnje strane.
3. Napravite treću rupu. Igla bi trebala ući sa stražnje strane, a izaći s prednje.
4. Ponovno provucite iglu kroz prvu rupicu i zavežite čvor, ostavljajući rep od oko 7 cm.
5. Zalijepite list firmvera.
6. Pretplatite se.

U četiri rupe

Često zahtijevaju šivanje u više od 3 rupe. Postavlja se pitanje kako šivati ​​​​materiale s nitima u 4 rupe. Slijed radnji, ako trebate shvatiti kako šivati ​​​​materiale u 4 rupe, je sljedeći:

1. Napravite rupe iglom;
2. Umetnite iglu s pogrešne strane kroz rupu broj dva;
3. Provucite niti kroz prvu rupu s desne strane;
4. Nakon toga igla ulazi u dvije rupe s desne strane;
5. Zatim igla ulazi u treću rupu s desne strane;
6. Nakon čega dolazi do prijelaza na lijevi protokol;
7. Prelazimo na treću rupu;
8. Potrebno je napraviti izlaz na poleđini i pričvrstiti ga čvorom.

U pet rupa

Ova se metoda rijetko koristi. Obično su potrebne 3-4 rupe. Povećanje na 5 rupa ukazuje na to da je takva dokumentacija vrlo važna i zahtijeva strogo izvještavanje.

Algoritam za uvlačenje konca u iglu ovisi o broju rupice:

• 3–4;
• 4–5;
• 5-4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1–2;
• 2–3.
• Posljednji korak je pričvrstiti nit čvorom.

Značajke bljeskanja dokumenata: korisni savjeti

Prije početka rada na šivanju dokumenata, potrebno je upoznati se sa svim pravilima i suptilnostima, kao i proučiti standardne zahtjeve za ovaj postupak. Certifikacijski list se lijepi na čvor i konac, koristeći ljepilo u stiku ili PVA. Nakon toga, na list se stavlja potpis voditelja ustanove, datum šivanja i pečat poduzeća.

Postoji ogromna količina različite dokumentacije koju također treba uvezati. To uključuje fotografije, crteže i dijagrame. Takvi dokumenti zauzimaju cijelu površinu lista i zato ih treba numerirati na poleđini. U slučaju karata i crteža koriste se dva A4 lista, ali su numerirani istim brojem, a svaki korišteni list naveden je u bilješci.

Kako numerirati listove

Prije nego što počnete numerirati listove, morate proučiti nekoliko uvjeta:

• Numeriranje počinje od jedan, koristeći arapske brojeve;
• Ako postoji omotnica s pismima, prvo se numerira sama omotnica, a zatim svi ostali priloženi papiri;
• Kada se dokumentaciji prilože i drugi papiri koji već imaju brojeve, i dalje ih je potrebno označiti po redu;
• Brojevi listova moraju biti postavljeni u gornjem desnom kutu svakog lista, bez oštećenja teksta dokumenta;
• Numeriranje nije potrebno za inventar;

• Listovi nestandardnog formata moraju se rasklopiti i tek tada numerirati u gornjem desnom kutu;
• U slučaju karata i crteža koriste se dva A4 lista, ali su numerirani istim brojem, a svaki korišteni list naveden je u bilješkama;
• Kada su fotografije i certifikati zalijepljeni samo s jedne strane, numeriraju se zasebno.

Kako ovjeriti prošiveni dokument

Nakon završetka postupka, treba napraviti ovjerovni natpis. Treba ga sastaviti na zasebnom listu i staviti na posljednji list već pripremljenih papira. Natpis treba sadržavati broj svih numeriranih stranica koje su ušivene, kao i opis stanja dokumenata, eventualnih mrlja ili poderanih listova. Natpis potpisuje i ovjerava voditelj organizacije, navodeći svoj položaj i dešifriranje potpisa.

Natpis ovjere treba biti zalijepljen visokokvalitetnim ljepilom kako bi ostao pouzdan i nakon duljeg vremenskog razdoblja. Također je potreban pečat koji bi trebao obuhvatiti ne samo natpis, već i dio lista dokumenta.

Regulatorni akti o bljeskanju dokumenata

U nekim slučajevima, na primjer, ako postoje dodaci, dopušteno je koristiti numeriranje slovima. Važno je zapamtiti da se brojevi postavljaju u gornji desni kut. Prema klasičnoj metodi, listovi se pričvršćuju koncem ako se radi o malom volumenu papira. Kod ove metode koristi se bušilica za rupe ili igla.

Naljepnica povjerenja ne može se lijepiti samoljepljivim materijalom i silikatnim ljepilom ili ljepilom u stiku. Osim ovih preporuka, postoji niz drugih industrijskih propisa koji utvrđuju pravila za spajanje poslovnih papira.

Dakle, razmotrili smo kako pravilno šivati ​​datoteke ručno iglom i koncem te šivati ​​listove s 4 ili više rupa. Učenje šivanja mapa i drugih dokumenata skrivenim šavovima nije teško.